Generador de registros 03 del Libro de Sueldos Digital

Guía completa: el registro 03 del Libro de Sueldos Digital

Cómo encaja este registro en la liquidación, cómo se escribe cada campo y qué revisar antes de importar.

Cómo funciona el Libro de Sueldos Digital

El Libro de Sueldos Digital es el sistema de ARCA en el que el empleador informa, mes a mes, el detalle de cada liquidación de haberes: qué conceptos se pagaron a cada trabajador, por qué importe y con qué datos de seguridad social. A partir de esa información el sistema arma la declaración jurada F.931 de aportes y contribuciones, así que un error en el libro termina siendo un error en la declaración.

El circuito tiene tres momentos:

1. Parametrización: una sola vez, y cada vez que creás un concepto nuevo, asociás los conceptos de tu sistema de sueldos con los conceptos de ARCA e indicás si suman a las bases de aportes y contribuciones.
2. Carga de la liquidación: cada período importás el archivo con los datos de todos los empleados, o los cargás a mano en el sistema.
3. Validación y envío: ARCA controla el archivo, calcula las bases y, cuando todo está correcto, genera el F.931 para presentar y pagar.

Los cuatro tipos de registro del archivo

El archivo de importación combina líneas de distintos tipos, que se identifican por los dos primeros caracteres:

El registro 03 es el que más volumen tiene, porque cada empleado lleva una línea por cada concepto: básico, antigüedad, presentismo, horas extra, aportes, cuota sindical. Por eso es el que más conviene generar de forma automática, y es el que arma esta herramienta. Los registros 01, 02 y 04 los genera tu sistema de liquidación.

Cómo se completa cada campo del registro 03

• CUIL: 11 dígitos sin guiones. Se valida con el dígito verificador.
• Código de concepto: el código de tu concepto, tal como lo parametrizaste en ARCA (hasta 10 caracteres). No es el código de ARCA, sino el propio del empleador.
• Cantidad: 3 enteros y 2 decimales sin coma, para conceptos que se miden. 30 días es 03000 y 8,5 horas es 00850. Si el concepto no se mide, va en ceros.
• Unidad: D días, H horas, M meses o U unidades. Vacía si no hay cantidad.
• Importe: 13 enteros y 2 decimales sin coma. $850.000,50 es 000000085000050.
• Débito o crédito: C para lo que suma al trabajador (remuneraciones) y D para lo que resta (aportes, cuota sindical, embargos).
• Período de ajuste retroactivo: AAAAMM solo cuando el concepto corresponde a un ajuste de un período anterior; si no, en blanco.

Ejemplo de una línea completa

03201234567861000      03000D000000085000050C      

Paso a paso para preparar el archivo

1. Exportá de tu sistema de sueldos o armá en Excel una planilla con una fila por concepto y por empleado.
2. Copiá las columnas en el orden de la tabla de arriba y pegalas. Podés empezar desde la plantilla de Excel.
3. Generá los registros 03 y revisá los errores que marque la validación.
4. Combiná estas líneas con los registros 01, 02 y 04 de tu sistema, respetando el orden que pide el diseño.
5. Importá el archivo en el Libro de Sueldos Digital, validá la liquidación y controlá las bases antes de generar el F.931.

Problemas frecuentes

• Concepto no parametrizado: si usás un código propio que no asociaste en ARCA, la línea se rechaza aunque el formato esté bien.
• Signo equivocado: un aporte informado como C en lugar de D infla la remuneración y las bases.
• Cantidades con coma: escribir 30,00 en lugar de 03000 corre todas las posiciones siguientes.
• Espacios recortados: algunos editores borran los espacios del final de la línea, y el registro queda más corto que 51. Abrí el archivo con un editor de texto plano, no con Excel.

Si ya tenés un rechazo, leé la guía de error de longitud de registro y la de errores del Libro de Sueldos Digital. Las fechas del F.931 por terminación de CUIT están en el calendario de vencimientos.